Projektmanagement & Kalkulation
Projektphasen
Ein IT-Projekt läuft klassisch in fünf Phasen ab. Die AP1 fragt gerne, welche Aktivität in welche Phase gehört.
- Initiierung: Projektidee klären, Ziele grob abstecken, Machbarkeit prüfen, Projektauftrag formulieren, Projektleiter benennen.
- Planung: Ziele konkretisieren (z. B. mit SMART), Arbeitspakete definieren, Termine, Ressourcen und Kosten planen, Risiken einschätzen.
- Durchführung: Arbeitspakete umsetzen, Team steuern, Ergebnisse erzeugen (z. B. Installation, Entwicklung, Konfiguration).
- Kontrolle: läuft parallel zur Durchführung — Soll-Ist-Vergleich von Terminen, Kosten und Qualität, ggf. Gegensteuern.
- Abschluss: Abnahme durch den Kunden, Dokumentation übergeben, Projekt auswerten (Lessons Learned), Team auflösen.
Merke dir die Reihenfolge als Kette: Initiierung → Planung → Durchführung → (parallel: Kontrolle) → Abschluss. In der AP1 wird oft ein Praxisfall beschrieben und du sollst die passende Phase zuordnen — achte auf Signalwörter wie „Angebot einholen“ (Planung) oder „Abnahmeprotokoll“ (Abschluss).
Leistungsabnahme & Abnahmeprotokoll
Am Ende der Durchführung steht die förmliche Abnahme: Der Kunde prüft die erbrachte Leistung anhand vorher festgelegter, prüfbarer Kriterien (z. B. aus dem Pflichtenheft oder Lastenheft) und bestätigt, dass das Projektergebnis wie vereinbart erbracht wurde. Es findet also ein Soll-Ist-Vergleich statt — nicht nach Gefühl, sondern anhand nachvollziehbarer, im Vorfeld definierter Kriterien.
Die Abnahme ist auch rechtlich bedeutsam: Bei Werkverträgen beginnt die Gewährleistungsfrist in der Regel erst mit der Abnahme zu laufen. Erst ab diesem Zeitpunkt trägt der Kunde grundsätzlich das Risiko für nachträgliche Schäden, während der Auftragnehmer für vor der Abnahme erkannte Mängel nacherfüllen muss. Die Abnahme ist damit die Schnittstelle zwischen Projektdurchführung und der anschließenden Gewährleistung.
Typischer Inhalt eines Abnahmeprotokolls
- Ergebnisse der durchgeführten Tests bzw. der Prüfung gegen die vereinbarten Kriterien.
- Festgestellte Mängel, jeweils mit Beschreibung und ggf. vereinbarter Frist zur Nachbesserung.
- Datum bzw. Termin der Abnahme.
- Unterschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer zur beidseitigen Bestätigung.
Förmlich vs. stillschweigend/fiktiv
Bei der förmlichen Abnahme prüft der Kunde die Leistung aktiv und bestätigt sie ausdrücklich, meist schriftlich per Protokoll. Von einer stillschweigenden (fiktiven) Abnahme spricht man dagegen, wenn der Kunde die Leistung zwar nicht ausdrücklich bestätigt, sich aber so verhält, als sei sie in Ordnung — etwa, indem er sie über einen längeren Zeitraum nutzt, ohne Mängel zu rügen. Für die AP1 reicht das Verständnis des Konzepts; konkrete Fristen solltest du nicht auswendig lernen, sondern im Zweifel als „angemessene Frist“ beschreiben.
Eine saubere Abnahme setzt voraus, dass die Abnahmekriterien schon im Pflichtenheft klar und prüfbar formuliert wurden — vage Formulierungen führen später zu Streit darüber, ob „fertig“ tatsächlich erreicht ist. Achte in Aufgaben darauf, dass das Abnahmeprotokoll immer schriftlich fixiert und von beiden Seiten unterschrieben wird, da es im Streitfall als Nachweis dient.
Lastenheft vs. Pflichtenheft
Beide Dokumente beschreiben die Anforderungen an ein IT-Projekt, aber aus unterschiedlicher Perspektive und zu unterschiedlichem Zeitpunkt.
| Merkmal | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Erstellt von | Auftraggeber (Kunde) | Auftragnehmer (i. d. R. auf Basis des Lastenhefts) |
| Kernfrage | Was wird benötigt und warum? | Wie wird die Anforderung technisch umgesetzt? |
| Zeitpunkt | Vor der Angebotsanfrage | Nach Angebot, vor Vertragsschluss |
| Charakter | Anforderungen aus Kundensicht, eher grob | Lösung aus Anbietersicht, technisch detailliert |
Typischer Inhalt
- Lastenheft: Ist-Zustand, Zielsetzung, funktionale Anforderungen, Rahmenbedingungen (Budget, Termine), Abgrenzung (was nicht gewünscht ist).
- Pflichtenheft: genaue Leistungsbeschreibung, eingesetzte Technik/Produkte, Schnittstellen, Termin- und Ressourcenplan, Abnahmekriterien, Haftung/Gewährleistung.
Merksatz: Das Lastenheft sagt „was“ der Kunde will, das Pflichtenheft sagt „wie“ der Auftragnehmer es realisiert.
Grundzüge der Projektplanung
Nach der Grobplanung wird ein Projekt in Arbeitspakete zerlegt und zeitlich eingeordnet.
- Meilensteine: definierte, terminierte Zwischenziele ohne eigene Dauer (z. B. „Hardware geliefert“, „Testphase abgeschlossen“). Sie dienen als Kontrollpunkte im Projektverlauf.
- Balkenplan (Gantt-Diagramm): stellt Arbeitspakete als Balken auf einer Zeitachse dar. Gut lesbar, zeigt parallele und aufeinanderfolgende Aufgaben, aber Abhängigkeiten sind nur begrenzt sichtbar.
- Netzplan: stellt Vorgänge und ihre Abhängigkeiten als Knoten/Pfeile dar. Damit lässt sich der kritische Pfad ermitteln — die Kette von Vorgängen ohne zeitlichen Puffer, die die Projektdauer bestimmt. Verzögert sich ein Vorgang auf dem kritischen Pfad, verzögert sich das ganze Projekt.
Für die AP1 reicht das Verständnis der Begriffe und ihres Zwecks — eine vollständige Netzplan-Berechnung (Vorwärts-/Rückwärtsrechnung) wird meist nicht verlangt, kann aber sinnvoll sein, den Unterschied zwischen Gesamtpuffer und kritischem Pfad zu kennen.
Angebotsvergleich mit der Nutzwertanalyse
Bei mehreren Angeboten reicht der Preis allein oft nicht aus — die Nutzwertanalyse bewertet zusätzlich qualitative Kriterien.
Vorgehen
- Kriterien festlegen (z. B. Preis, Lieferzeit, Support, Kompatibilität).
- Kriterien gewichten (Summe der Gewichte = 100 %).
- Jedes Angebot je Kriterium mit Punkten bewerten (z. B. Skala 1–10).
- Punkte × Gewichtung = gewichtete Punktzahl je Kriterium.
- Gewichtete Punktzahlen je Angebot summieren → Angebot mit höchstem Nutzwert gewinnt.
Beispiel
| Kriterium | Gewicht | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|---|
| Preis | 40 % | 7 → 2,8 | 9 → 3,6 |
| Lieferzeit | 20 % | 9 → 1,8 | 6 → 1,2 |
| Support | 30 % | 8 → 2,4 | 6 → 1,8 |
| Referenzen | 10 % | 6 → 0,6 | 7 → 0,7 |
| Summe | 100 % | 7,6 | 7,3 |
Trotz niedrigerem Preis-Score gewinnt hier Angebot A knapp, weil Lieferzeit und Support stärker gewichtet sind und dort besser abschneiden.
In der AP1 musst du oft selbst eine kleine Nutzwertanalyse-Tabelle ausrechnen. Prüfe zuerst, ob die Gewichte 100 % ergeben, und rechne pro Zeile sauber Punkte × Gewicht — Rechenfehler sind hier der häufigste Punktabzug.
Wirtschaftlichkeitsberechnung — statische Verfahren
Statische Verfahren rechnen ohne Zinseszins mit Durchschnitts- oder Jahreswerten. Für die AP1 sind vor allem Kostenvergleich und Amortisation relevant.
Kostenvergleichsrechnung
Vergleicht die Gesamtkosten zweier Alternativen pro Jahr (Anschaffung/Abschreibung, Zinsen, Betriebskosten). Die günstigere Alternative gewinnt.
Beispiel: Server kaufen kostet 12.000 € Anschaffung (Nutzungsdauer 4 Jahre → 3.000 €/Jahr Abschreibung) plus 1.500 €/Jahr Betrieb = 4.500 €/Jahr. Leasing kostet 4.800 €/Jahr inkl. Wartung. Ergebnis: Kauf ist günstiger.
Amortisationsrechnung (Payback-Methode)
Ermittelt, nach welcher Zeit sich eine Investition durch die erzielten Einsparungen bzw. Rückflüsse selbst finanziert hat.
Formel: Amortisationszeit = Anschaffungskosten / jährlicher Rückfluss
Beispiel: Investition in eine Automatisierungslösung kostet 20.000 € und spart 5.000 € pro Jahr an Arbeitszeit. Amortisationszeit = 20.000 € / 5.000 € = 4 Jahre. Je kürzer die Amortisationszeit, desto attraktiver die Investition.
Return on Investment (ROI) — Grundgedanke
Der ROI setzt den erzielten Gewinn ins Verhältnis zum eingesetzten Kapital: ROI = Gewinn / eingesetztes Kapital × 100. Er zeigt die Rentabilität einer Investition unabhängig von ihrer absoluten Größe und erlaubt so den Vergleich verschieden großer Investitionen.
Kalkulation: Selbstkosten und Verkaufspreis
Um einen Angebotspreis zu bilden, müssen alle Kosten eines Auftrags erfasst und ein Gewinn aufgeschlagen werden.
Einzelkosten und Gemeinkosten
- Einzelkosten: lassen sich einem Auftrag direkt zuordnen (z. B. Material, Fremdleistungen, direkte Fertigungslöhne).
- Gemeinkosten: können keinem einzelnen Auftrag direkt zugeordnet werden (z. B. Miete, Verwaltung, Strom) und werden über Zuschlagssätze verteilt.
Zuschlagskalkulation — Grundprinzip
Die Gemeinkosten werden prozentual auf die Einzelkosten aufgeschlagen. Zusätzlich kommen Gewinnzuschlag, Skonto, Rabatt und Umsatzsteuer hinzu, um vom Selbstkostenpreis zum Verkaufspreis (Angebotspreis) zu gelangen.
Beispiel: Vom Materialeinzelpreis zum Verkaufspreis
| Position | Betrag |
|---|---|
| Materialeinzelkosten | 1.000,00 € |
| + Materialgemeinkosten (10 %) | 100,00 € |
| Fertigungseinzelkosten (Löhne) | 500,00 € |
| + Fertigungsgemeinkosten (60 %) | 300,00 € |
| = Herstellkosten | 1.900,00 € |
| + Verwaltungs-/Vertriebsgemeinkosten (15 %) | 285,00 € |
| = Selbstkosten | 2.185,00 € |
| + Gewinnzuschlag (10 %) | 218,50 € |
| = Barverkaufspreis | 2.403,50 € |
Vom Barverkaufspreis aus lässt sich rückwärts noch Skonto und Rabatt einrechnen, um den Zielverkaufspreis (Listenpreis) zu bestimmen, sowie die Umsatzsteuer für den Bruttopreis addieren.
Präge dir die Reihenfolge der Kalkulationsschritte ein: Einzelkosten → + Gemeinkosten → Herstellkosten → + Verwaltungs-/Vertriebsgemeinkosten → Selbstkosten → + Gewinn → Verkaufspreis. In der AP1 wird oft eine Zeile in dieser Kette als Lückentext abgefragt oder es soll ein fehlender Zuschlagssatz rückgerechnet werden.